Как выделить документы к уничтожению.

Информация может быть не достоверна

Советы компаниям, которые хотят привести архив в порядок, но не знают с чего начать.

В последнее время нам часто задают вопросы с чего начать, если не понятно что делать, а делать надо.

Проблема следующая: организация существует много лет. Архив лежит в складе. Что там и как там - вопрос риторический. А кто б его знал. Что делать?

Рекомендуем стандартную схему, которая позволит понять ,что к чему:

1. Определитесь с тем что у Вас есть в наличии!

Необходимо залезть и посмотреть с чем Вы имеете дело.

Есть несколько типов документов, которые имеют место в любой организации.
а) документы временного срока хранения, как правило до 5 лет (первичная бухгалтерская документация)
б) документы длительного срока хранения (больше 10лет), например документы по аттестации персонала, хранящиеся 15 лет.
в) документы по личному составу (приказы, личные дела сотрудников, карточки по форме Т-2, трудовые договоры)
г) документы по начислению заработной платы (ведомости, лицевые счета, расчетные листки)
д) документы постоянных сроков хранения (приказы по основной деятельности, учредительные документы)

2. Уничтожьте все лишнее.

Нужно провести экспертизу ценности документов и списать все лишнее.
Для проведения экспертизы необходимо использовать утвержденные перечни, где четко указывается какой срок хранения применяется для каждого вида документов.

Необходимо знать, что тот или иной перечень применяется для выявления сроков хранения документов в рамках срока своего действия.
Другими словами, списывая документы 2002 года, Вы должны руководствоваться перечнем 2000 года, который утратил свое действие в связи с введением перечня типовых управленческих документов 2010 года.
Все документы которые с 2000 по 2010 - это по перечню 2000 года, в редакции 2003 года, а что с 2011 - это уже по перечню 2010 года.
То же самое относится и к документам старше 2000 года. Там действует перечень 1988 года.

Для проведения процедуры списания и уничтожения документов необходимо следующее:

а) Приказ руководителя о проведении процедуры уничтожения документов с истекшими сроками хранения и создания состава экспертной комиссии для этого.
В состав экспертной комиссии рекомендуем заводить не менее 4 человек, где председателем является руководитель структуры.
б) Протокол заседания экспертной комиссии, на котором рассматривается вопрос выделения и уничтожения документов и принимается решения о проведении всех необходимых процедур.
в) Составление Акта об выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.
Документы, которые мы можем уничтожить, описываются, систематизируются, заносятся в Акт и на его основании выделяются к уничтожению.
г) Передача документов на уничтожение специализированной организации, которая обязана выдать вам справку о том, что Ваши документы были уничтожены.

Одно серьезное замечание:
Экологическое законодательство РФ не позволяет сжигать документы, а потому Вы должны быть готовы к тому, что вариантов уничтожения несколько:
а) Пригласить грузчиков и потом узнать из газет, что кто - то нашел ваши документы на пустыре
б) Сдать в макулатуру. Шансы на уничтожение выше, чем в случае а. Но ветром документы носит. Оно Вам надо?
в) Передать документы на уничтожение путем промышленного сжигания.
В этом случае тонна бумаги сгорает за 2-3 часа. Но вы никому не говорите об этом... Ни ни... Страшная тайна. Иначе штраф наложат. Ну а справка будет о том,что документы были измельчены.

3. Провести экспертизу того, что у Вас осталось.

Вот тут пора начинать читать нормативные акты.
Необходима постраничная экспертиза того, что у Вас осталось.

Буквально сегодня в Томске, мы проводили экспертизу документов страховой компании, по итогам которой оказалось, что из 128 томов документов, которые клиент готов был хранить постоянно, для постоянного хранения было выделено 18 дел, что практически в разы меньше.
Чудеса в том, что, зачастую, сотрудники организаций не совсем понимают, что такое фондовая принадлежность, что приводит с дополнительным значительным затратам заказчика на хранение.
Зачем хранить 75 лет то, что нужно хранить 5 лет? А ведь еще и обработать, систематизировать и переплести надо. Это тоже деньги, выкинутые на ветер.

4. Провести научно - техническую обработку документов.

Это включает в себя:
а) деление документов по видам
б) систематизация документов внутри каждого вида по хронологии
в) формирование дел до 250 листов в каждом томе
г) нумерация дел
д) составление внутренних описей (иногда проще застрелиться :-))
е) заполнение листов - заверителей, титульных листов
ж) написание описи дел
з) проставление архивных штампов.

Ну а дальше, по уму, надо делать историческую справку, где расписывается история фондообразователя, история переименований, смена подчиненности, структура компании и особенности формирования документов.

5. Переплести все.

В зависимости от региона, где Вы находитесь, требования различны.

В Новосибирской, Кемеровской, Иркутской областях, при архивной обработке допустима подшивка документов, когда архив зашивается в мягкие папки - скоросшиватели.
В этом случает нужно четко понимать, что максимальная толщина дела при подшивке 100 -120 листов, что значительно меньше, чем в случае переплета документов.

Образец подшивки - http://www.sibarchive.ru/perep/podsh.jpg

А вот в Красноярском крае, стандартом при передаче документов на государственное и ведомственное хранение является полноценный жесткий архивный сборный переплет.
В случае с таким архивным переплетом, толщина дела доходит до стандартных требований. Не более 4 см, не более 250 листов в деле

Образец переплета - http://www.sibarchive.ru/perep/kol2.JPG

6. Поставить на полку.

Любое грамотно выстроенное архивное хранилище - имеет сердце.
Это сердце - научно - справочный аппарат.

Поставить документы на стеллаж - это 30% успеха. Остальные 70% - это точное описание того места, где находится дело и что в этом деле находится.

Нужно учесть, что дела в архиве проходят процедуру картонирования. Другими словами, помещаются в коробки, короба, папки.

И САМАЯ СТРАШНАЯ ТАЙНА!

Ответственный за архив должен быть один. В рамках его компетенций должна быть возможность контролировать сроки и качество передаваемых документов в архив линейными руководителями и их подчиненными.

Необходимо четко понимать, что в случае, если свободный доступ в архив имеет более одного сотрудника - это приводит к утере документов. А это - возможность получить 300 тысяч рублей штрафных санкций.

Именно по этому мы рекомендуем выводить руководителя архивным сектором в прямое подчинение генеральному директору, т.к. только в этом случае у него будет достаточно полномочий для своевременного контроля за оборотом документов в компании.

Интересный факт напоследок.

Опыт нашей компании показывает, что квалифицированно выстроенный документооборот компании с прозрачным, грамотным архивным хранением документов, в настоящее время становится серьезным конкурентным преимуществом.

Желаем Вам успехов!